Indique claramente quando a RFP preenchida é necessária e para onde deve ser enviada. Reserve tempo suficiente para que o fornecedor prepare uma resposta profissional à sua solicitação detalhada. Forneça informações de contato para as inevitáveis dúvidas de esclarecimento de fornecedores que tentam entender a intenção de suas perguntas.
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Confie, mas verifique as respostas do fornecedor – Os fornecedores de software querem o seu negócio. A equipe de vendas espera fechar o negócio enfatizando seus pontos fortes e minimizando as deficiências do software. Como o objetivo do processo de busca de software é encontrar a melhor solução de software – e não a melhor equipe de vendas de software – concentre-se na coleta e confirmação de fatos.
Convide os fornecedores finalistas para realizar uma demonstração de software que ilustre as funcionalidades listadas na RFP. Certifique-se de focar em funcionalidades exclusivas não oferecidas por outros fornecedores e em requisitos de alta prioridade. Slides e capturas de tela do PowerPoint não se qualificam como demonstração de software.
Além de confirmar a funcionalidade por meio do processo de demonstração, verifique as referências fornecidas para garantir que a solução funcione conforme esperado em um ambiente de produção ao processar janelas e grandes volumes de transações, testar limites de software.